Article

Thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân

Ngày có hiệu lực: 01/07/2023

Thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân này (“Thông Báo”) được lập và ban hành dựa trên cơ sở và quy định về xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo đó, Thông Báo này mô tả cụ thể về cách thức mà chúng tôi – Công Ty TNHH NTT DATA VDS (sau đây gọi chung là “Chúng Tôi” hoặc “NTT DATA VDS”) thực hiện các hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân với tư cách là Bên Kiểm Soát DLCN và/hoặc Bên Kiểm Soát & Xử Lý DLCN, cũng như các quyền và nghĩa vụ của Chúng Tôi lẫn Chủ Thể DLCN liên quan đến các DLCN này.

Thông Báo này được gửi tới bất kỳ Chủ Thể DLCN nào đã, đang và sẽ có hoạt động cung cấp DLCN cho NTT DATA VDS, bao gồm nhưng không giới hạn các khách hàng, đối tác của NTT DATA VDS, các ứng cử viên tuyển dụng tiềm năng cho NTT DATA VDS, các nhân sự ngoài cung cấp dịch vụ cho NTT DATA VDS, hoặc bất kỳ Bên Thứ Ba nào khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh và/hoặc các sản phẩm/dịch vụ mà NTT DATA VDS cung cấp…

  1. ĐỊNH NGHĨA & DIỄN GIẢI

1.1 “Bên Kiểm Soát & Xử Lý DLCN” có nghĩa là tổ chức, cá nhân đồng thời quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp Xử Lý DLCN.

1.2 “Bên Kiểm Soát DLCN” có nghĩa là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện Xử Lý DLCN.

1.3 “Bên Thứ Ba” có nghĩa là tổ chức, cá nhân ngoài Chủ Thể DLCN, Bên Kiểm Soát DLCN, Bên Xử Lý DLCN, Bên Kiểm Soát & Xử Lý DLCN được phép Xử Lý DLCN.

1.4 “Bên Xử Lý DLCN” có nghĩa là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu, thông qua một hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát dữ liệu.

1.5 “Các Bên Liên Quan Khác” có nghĩa là (a) các cá nhân, tổ chức có ký kết hợp đồng, thỏa thuận, giao dịch với NTT DATA VDS để làm một hoặc một số công việc, nhiệm vụ liên quan đến quá trình Xử Lý DLCN (nếu có); và/hoặc (b) các cá nhân, tổ chức mà NTT DATA VDS có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp DLCN theo Pháp Luật, bao gồm nhưng không giới hạn, công ty mẹ của NTT DATA VDS và/hoặc các công ty ở các quốc gia khác thuộc mạng lưới thành viên của Tập Đoàn NTT DATA trên toàn cầu.

1.6 “Chủ Thể DLCN” có nghĩa là cá nhân ký kết Thỏa Thuận này có DLCN cung cấp và/hoặc phản ảnh.

1.7 “DLCN” là viết tắt của “dữ liệu cá nhân,” có nghĩa là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. DLCN bao gồm DLCNCB và DLCNNC.

1.8 “DLCNCB” là viết tắt của “dữ liệu cá nhân cơ bản,” có nghĩa là các DLCN được quy định trong Nghị Định 13.

1.9 “DLCNNC” là viết tắt của “dữ liệu cá nhân nhạy cảm,” có nghĩa là DLCN gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân, mà khi DLCN đó bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân. DLCNNC được liệt kê cụ thể theo quy định tại Nghị Định 13.

1.10 “Đồng Ý Cho Phép XL DLCN” có nghĩa là việc của Chủ Thể DLCN thể hiện một cách rõ ràng, tự nguyện, khẳng định việc Chủ Thể DLCN cho phép NTT DATA VDS được Xử Lý DLCN.

1.11 “NTT DATA VDS” có nghĩa là CÔNG TY TNHH NTT DATA VDS. NTT DATA VDS có thể là Bên Kiểm Soát DLCN, Bên Xử Lý DLCN, Bên Kiểm Soát & Xử Lý DLCN, hoặc Bên Thứ Ba.

1.12 “Xử Lý DLCN” là viết tắt của “xử lý dữ liệu cá nhân,” có nghĩa là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới DLCN, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy DLCN hoặc các hành động khác có liên quan.

  1. NGUYÊN TẮC BẢO VỆ DLCN

2.1 Chủ Thể DLCN có quyền được biết về các hoạt động liên quan tới Xử Lý DLCN của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

2.2 NTT DATA VDS sẽ thực hiện việc Xử Lý DLCN đúng với Mục Đích XL DLCN. DLCN được NTT DATA VDS cập nhật, bổ sung phù hợp với Mục Đích XL DLCN.

2.3 Chủ Thể DLCN nhận thức rõ ràng, và đồng ý rằng, Mục Đích XL DLCN quy định tại Điều 4 của Thông Báo này có thể thay đổi tại từng thời điểm. Trong trường hợp đó, NTT DATA VDS sẽ cập nhật về Mục Đích XL DLCN, DLCN cần bổ sung (nếu có) và Chủ Thể DLCN thực hiện sự Đồng Ý Cho Phép XL DLCN theo phương thức thỏa thuận với NTT DATA VDS tại thời điểm tương ứng. Nếu trong vòng 48 (bốn mươi tám) giờ kể từ thời điểm nhận được thông tin, Chủ Thể DLCN không đồng ý hoặc giữ sự im lặng hoặc không phản hồi cho NTT DATA VDS thì Chủ Thể DLCN thừa nhận rằng NTT DATA VDS có thể sẽ phải tạm ngừng thực hiện các hành động/công việc cho các Chủ Thể DLCN theo các thỏa thuận khác có liên quan đến việc sử dụng DLCN của Chủ Thể DLCN do không đủ điều kiện thực hiện theo quy định nội bộ và quy định pháp luật, dẫn đến việc ảnh hưởng trực tiếp tới các quyền và lợi ích của Chủ Thể DLCN (bao gồm nhưng không giới hạn ở các thiệt hại, hậu quả có thể xảy ra từ việc không đồng ý hoặc giữ sự im lặng hoặc không phản hồi đó).

2.4 NTT DATA VDS áp dụng các biện pháp bảo vệ, bảo mật trong quá trình xử lý DLCN, bao gồm cả việc bảo vệ trước các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ DLCN và phòng, chống sự mất mát, phá hủy hoặc thiệt hại do sự cố, sử dụng các biện pháp kỹ thuật. NTT DATA VDS sẽ không phải xin bất kỳ chấp thuận của Chủ Thể DLCN trước khi áp dụng các biện pháp bảo vệ, bảo mật nói trên.

2.5 Chủ Thể DLCN (a) hiểu rõ rằng NTT DATA VDS phải chịu trách nhiệm tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu được quy định theo Pháp Luật; và (b) đồng ý sẽ cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng từ, giấy tờ, dữ liệu để NTT DATA VDS chứng minh sự tuân thủ của NTT DATA VDS với các nguyên tắc xử lý dữ liệu được quy định tại điều khoản này.

  1. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CHỦ THỂ DLCN

3.1 Quyền của Chủ Thể DLCN

(a) Chủ Thể DLCN có quyền được biết về hoạt động xử lý DLCN của mình, trừ trường hợp Pháp Luật có quy định khác.

(b) Chủ Thể được đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý DLCN của mình, trừ trường hợp Pháp Luật có quy định khác.

(c) Chủ Thể DLCN được quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa DLCN của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS, trừ trường hợp Pháp Luật có quy định khác.

(d) Chủ Thể DLCN có quyền rút lại sự đồng ý của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS, trừ trường hợp Pháp Luật có quy định khác. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc Xử Lý DLCN đã được Chủ Thể DLCN đồng ý cung cấp cho NTT DATA VDS trước khi rút lại sự đồng ý.

(e) Chủ Thể DLCN được quyền xóa hoặc yêu cầu xóa DLCN của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS, trừ trường hợp luật có quy định khác.

(f) Chủ Thể DLCN được quyền yêu cầu hạn chế xử lý DLCN của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS, trừ trường hợp luật có quy định khác. Việc hạn chế xử lý dữ liệu sẽ được NTT DATA VDS thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của Chủ Thể DLCN, với toàn bộ DLCN mà Chủ Thể DLCN yêu cầu hạn chế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

(g) Chủ Thể DLCN được quyền yêu cầu NTT DATA VDS cung cấp cho bản thân DLCN của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS, trừ trường hợp luật có quy định khác.

(h) Chủ Thể DLCN được quyền phản đối NTT DATA VDS và Các Bên Liên Quan Khác xử lý DLCN của mình bằng văn bản gửi đến NTT DATA VDS nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế việc tiết lộ DLCN hoặc sử dụng DLCN cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. NTT DATA VDS sẽ thực hiện yêu cầu của Chủ Thể DLCN trong 72 giờ sau khi nhận được yêu cầu, trừ trường hợp Pháp Luật có quy định khác.

(i) Chủ Thể DLCN có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của Pháp Luật.

(j) Chủ Thể DLCN có quyền yêu cầu bồi thường đối với thiệt hại thực tế theo quy định của Pháp Luật nếu NTT DATA VDS có hành vi vi phạm quy định về bảo vệ DLCN của mình, trừ trường hợp Các Bên có thỏa thuận khác hoặc Pháp Luật có quy định khác.

(k) Chủ Thể DLCN có quyền tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật Dân sự, luật khác có liên quan, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định tại Điều 11 Bộ luật Dân sự.

(l) Các quyền khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

3.2 Nghĩa Vụ Của Chủ Thể DLCN

(a) Chủ Thể DLCN phải tự bảo vệ DLCN của mình.

(b) Chủ Thể DLCN phải tôn trọng, bảo vệ DLCN của người khác.

(c) Chủ Thể DLCN phải cung cấp đầy đủ, chính xác DLCN khi đồng ý cho phép xử lý DLCN.

(d) Chủ Thể DLCN phải thực hiện quy định của Pháp Luật về bảo vệ DLCN.

(e) Chủ Thể DLCN có các nghĩa vụ khác theo Thỏa Thuận này và theo Pháp Luật.

  1. XỬ LÝ DLCN

4.1. Chúng Tôi có thể thu thập các DLCN, dù là chủ động hay bị động, trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm mục đích duy trì hoạt động kinh doanh ổn đinh, tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành thông qua các phương tiện, thiết bị hoặc bất kỳ hình thức nào khác. Các DLCN này có thể được thu thập dưới dạng lời nói, văn bản hoặc bất kỳ dạng thức điện tử nào trực tiếp từ Chủ Thể DLCN hoặc gián tiếp từ bất kỳ Bên Thứ Ba hoặc bất kỳ nguồn công khai nào khác mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào mà không có giới hạn hoặc biện pháp kiểm soát cụ thể nào.

4.2. NTT DATA VDS cam kết việc thu thập và Xử Lý DLCN trong phạm vi cần thiết và hợp pháp cho các mục đích sau:

(a) Cung cấp sản phẩm/dịch vụ;

(b) Chăm sóc khách hàng;

(c) Phục vụ hoạt động vận hành hàng ngày của NTT DATA VDS;

(d) Marketing;

(e) Tuyển dụng nhân sự;

(f) Quản lý nhân sự, hành chính.

4.3. Loại DLCN Được Xử Lý: Cho mục đích và phạm vi của Thông Báo này, NTT DATA VDS chỉ thu thập các loại DLCN là DLCNCB và/hoặc DLCNNC theo quy định của pháp luật. Theo đó, Chủ Thể DLCN theo đây thừa nhận đã: (i) tự mình đối chiếu các DLCN mà mình cung cấp cho NTT DATA VDS với các quy định/định nghĩa/danh sách tương ứng về DLCNCB và/hoặc DLCNNC theo quy định của pháp luật và như đã nêu trong Thỏa Thuận này, (ii) biết rõ rằng từng DLCN mà mình cung cấp là DLCNCB hay DLCN nhạy cảm; và (iii) nhận thức được rằng các DLCNNC mà Chủ Thể DLCN cung cấp cho NTT DATA VDS gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân, mà khi DLCN đó bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân.

4.4. Cách thức Xử Lý DLCN: có thể được thực hiện bằng nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm thực hiện việc xử lý trên các loại vật chất (có thể cầm, nắm, ghi, chép, v…) hoặc qua phương tiện điện tử (có thể do con người điểu khiển, tự động hay bán tự động), nhằm phục vụ cho các mục đích như đã nêu tại mục (a) của điều này.

4.5. Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới Mục Đích XL DLCN: là Bên Xử Lý DLCN, Bên Thứ Ba, Các Bên Liên Quan Khác. Thông tin về Bên Xử Lý DLCN, Bên Thứ Ba, Các Bên Liên Quan Khác sẽ được NTT DATA VDS thông báo cụ thể và/hoặc hướng dẫn cách tra soát thông tin trong trường hợp Chủ Thể DLCN có yêu cầu được biết về hoạt động Xử Lý DLCN cụ thể đối với DLCN do mình cung cấp.

4.6. Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra: Chủ Thể DLCN thừa nhận rằng các hậu quả, thiệt hại có khả năng xảy ra (cho mục đích của Điều này, tạm gọi là “Rủi Ro XL DLCN”) liên quan đến Xử Lý DLCN có thể thay đổi tại từng thời điểm theo đánh giá và xem xét của NTT DATA VDS trong quá trình bảo vệ DLCN. Chủ Thể DLCN cũng thừa nhận rằng vì lý do đó, NTT DATA VDS không thể liệt kê tất cả các Rủi Ro XL DLCN đó một cách đầy đủ và một lần. Do đó Chủ Thể DLCN đồng ý rằng NTT DATA VDS có thể thực hiện thông báo các Rủi Ro XL DLCN đó theo nhiều hình thức, bao gồm thông qua văn bản và/hoặc thông qua các phương tiện liên lạc khác nhau, tùy từng thời điểm và tùy từng trường hợp cụ thể.

4.7. Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc Xử Lý DLCN: được bắt đầu khi Chủ Thể DLCN thiết lập quan hệ với NTT DATA VDS bằng cách (i) xác nhận Đồng Ý Cho Phép XL DLCN; và (ii) nộp các chứng từ, tài liệu, thông tin của mình cho NTT DATA VDS bằng văn bản hay bằng các phương thức khác như email, điện thoại, ứng dụng di động theo yêu cầu của NTT DATA VDS tại từng thời điểm; và/hoặc (iii) giao kết, xác lập các hợp đồng, thỏa thuận khác với NTT DATA VDS. Việc Xử Lý DLCN kết thúc khi (i) Mục Đích XL DLCN được hoàn thành; và (ii) giữa NTT DATA VDS và Chủ Thể DLCN không có bất cứ nghĩa vụ tồn đọng nào với nhau.

4.8. Thời hạn lưu trữ DLCN: NTT DATA VDS sẽ chỉ lưu trữ DLCN của Chủ Thể DLCN trong trường hợp liên quan đến các Mục Đích XL DLCN và/hoặc theo yêu cầu của Pháp Luật hiện hành. Chủ Thể DLCN đồng ý và không hủy ngang rằng NTT DATA VDS có quyền, nhưng không có nghĩa vụ: (i) tiếp tục lưu trữ các DLCN thu thập được (nếu có) cho đến khi Chủ Thể DLCN có yêu cầu bằng văn bản cụ thể về các quyền của mình đối với các DLCN thu thập được; hoặc (ii) xóa bỏ các DLCN thu thập được khi việc lưu trữ DLCN không còn cần thiết với hoạt động của NTT DATA VDS mà không cần phải có sự đồng ý/cho phép trước của Chủ Thể DLCN.

  1. XỬ LÝ DLCN TRONG TRƯỜNG HỢP KHÔNG CẦN SỰ ĐỒNG Ý CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

5.1. NTT DATA VDS có quyền tiến hành Xử Lý DLCN mà không cần sự Đồng Ý Cho Phép XL DLCN của Chủ Thể DLCN trong các trường hợp sau:

(a) Trong trường hợp khẩn cấp, cần xử lý ngay DLCN có liên quan để bảo vệ tính mạng, sức khỏe của Chủ Thể DLCN hoặc người khác; và/hoặc

(b) Việc công khai DLCN theo quy định của luật; và/hoặc

(c) Việc xử lý dữ liệu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp tình trạng khẩn cấp về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, thảm họa lớn, dịch bệnh nguy hiểm; khi có nguy cơ đe dọa an ninh, quốc phòng nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp; phòng, chống bạo loạn, khủng bố, phòng, chống tội phạm và vi phạm Pháp Luật theo quy định của luật; và/hoặc

(d) Để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của Chủ Thể DLCN với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của luật; và/hoặc

(e) Phục vụ hoạt động của cơ quan Nhà nước đã được quy định theo luật chuyên ngành.

  1. THAY ĐỔI THÔNG BÁO

Thông Báo này có thể được cập nhật tùy từng thời điểm và bản cập nhật sẽ được Chúng Tôi cập nhật và thông báo tới các Chủ Thể DLCN thông qua kênh: […]

  1. LIÊN HỆ

Trường hợp Chủ Thể DLCN có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu thực hiện các quyền của Chủ Thể DLCN, vui lòng liên hệ NTT DATA VDS theo thông tin liên hệ dưới đây.

  • CÔNG TY TNHH NTT DATA VDS
  • Địa chỉ: Tầng 12, 12A và Tầng 16 Tòa nhà Thăng Long, số 98 Ngụy Như Kon Tum, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội, Việt Nam.
  • Điện thoại: 024 6251 2890
  • Email: vds@nttdata.com

THAY MẶT VÀ ĐẠI DIỆN

CÔNG TY TNHH NTT DATA VDS